כאשר בחירת מערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM) נמצאת על הפרק, גיבוש רשימת הדרישות החשובות ביותר שלכם הוא המפתח למציאת המערכת המתאימה ביותר לעסק שלכם. לכן, ישנן מספר שאלות שאתם צריכים לשאול את עצמכם. שאלות אלו יכולות לסייע לכם לזהות את הדרישות הספציפיות של העסק או הארגון שלכם. אמנם, בין מתן התשובות לשאלות הללו ועד לבחירתה הסופית של המערכת תעברו דרך ארוכה למדי, אולם, השאלות האלה יכולות לסייע לכם בהגדרת מה שאתם זקוקים לו במערכת CRM, והן גם יכולות לספק לכם מספר נקודות למחשבה, בעת בחירת הספק או בית התוכנה המתאים.

1. מה גודלה של החברה וכמה משתמשים עתידים להשתמש במערכת?
2. מהו התקציב המוקצב לרכישתה ולהטמעתה של המערכת?
3. מהי רמת ההבנה הטכנולוגית של המשתמשים בחברה?
4. האם המערכת תומכת בהתקנים ניידים?
5. האם הפתרון מבוסס אינטרנט, או שהוא דורש התקנה בשרתי החברה או ביחידות הקצה?
6. האם תידרש הדרכה למשתמשים העתידים להשתמש במערכת?
7. האם אתם מעדיפים פתרון בשרת מרוחק המנוהל על ידי חברה חיצונית, או שאתם התקנה מקומית המנוהלת על ידיכם?
8. האם המערכת גמישה וניתנת להתאמה בקלות לצרכיכם?
9. האם מערכת ה-CRM משתלבת ללא בעיה עם מערכת הדוא"ל ?
10. האם מערכת ה-CRM משתלבת בפלטפורמות של הרשתות החברתיות?
11. אלו מערכות אחרות (ונוספות) צריכות להתממשק למערכת ה-CRM?
12. האם ניתן ליצור במערכת דוחות מותאמים אישית?
13. האם מערכת ה-CRM מאפשרת יצירת תבניות מותאמות אישית?
14. האם לספק המערכת ישנו מוניטין טוב?
15. עד כמה המערכת מסובכת ללמידה ולהפעלה ומהם המשאבים שידרשו לכך מצדכם?

אין ספק, כי מעבר לשימוש במערכת CRM , מאמצעים מאולתרים (מי אמר אקסלים?)  ויומנים ידניים, יכול להיות מפחיד, אבל כאשר אתם ממקדים את הנדרש לכם ממערכת CRM, אתם יכולים למקד את החיפושים שלכם במערכות שעונות על הצריכים שלכם ומתחשבות במגבלות שלכם. לדוגמה, בחירת מערכת CRM חדשנית, מרובת מודולים, יכולה להתאים יותר לדרישות העומדות היום בפני העסקים, הנדרשים לג'נגל בין פלטפורמות מרובות על מנת לשמור על העסק שלהם 'בעניינים'.

לכן, הדבר החשוב מכל, לפני התחלת החיפוש אחר המערכת המתאימה עבורכם, הוא להגדיר מהי מערכת CRM מתאימה, לפי הנתונים הספציפיים המתאימים לכם.